Pedoman Sistem Penjamin Mutu Internal

  1. Home
  2. Pedoman Sistem Penjamin Mutu Internal

I. PENDAHULUAN

I.1. LANDASAN UMUM

Merujuk pada undang-undang nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional Higher Education Long Tern Strategy (HELTS) 2003-1010 , dan Peraturan Pemerintah No 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan , setiap satuan pendidikan tinggi harus mampu menerapkan system penjaminan mutu internal (SPMI) secara utuh dan menyeluruh pada setiap aspek kegiatanya.

Tiga kegiatan penjaminan mutu yaitu Sistem Penjaminan Mutu Internal(SPMI) , Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME), dan Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED) yang dikaitkan dengan pangkalan data perguruan tinggi (PDPT) , sesuai dengan UU Sisdiknas pasal 66 ayat 1, 2 . SPMI adalah system penjaminan mutu pendidikan tinggi di perguruan tinggi yang dilakukan oleh perguruan tinggi (internally driven), untuk mengawasi penyelenggaraan pendidikan tinggi oleh perguruan tinggi secara berkelanjutan ( continuous improvement ) , sesuai dengan UU Sisdiknas pasal 50 ayat 6 PP no 19 tahun 2005 tentang SNP pasal 91. SPME adlah system penilaian kelayakan program atau perguruan tinggi oleh BAN PT atau lembaga mandiri diluar perguruan tinggi untuk dan atas nama masyarakat , sesuai dengan UU Sikdiknas pasal 60 ayat 2 dan PP no 19 tahun 2005 , pasal 86 tentang SNP.

Dokumen system penjaminan mutu internal ini merupakan dokumen pedoman pelaksanaan sitem penjaminan mutu internal Sekolah Tinggi Informatika & Komputer Indonesia (STIKI) . Sesuai dengan Rencana induk pengembangan STIKI 2009-2025 serta rencana strategis STIKI 2009-2013 , dokumen system penjaminan mutu ini diharapkan mampu dipergunakan sebagai system pengawasan penyelenggaraan perguruan tinggi yang berkelanjutan untuk mewujudkan Visi & Misi STIKI 2025

I.2. DOKUMEN SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

Perangkat system penjaminan mutu internal pada Sekolah Tinggi Informatika & Komputer Indonesia (STIKI) adalah sebagai berikut :

  1. Visi , Misi & Tujuan
  2. Dokumen Rencana Induk Pengembangan (RIP)
  3. Dokumen Rencana Strategis (RENSTRA)
  4. Dokumen Kebijakan mutu
  5. Dokumen sitem operasional procedure (SOP)

I.3. KELEMBAGAAN SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

Perguruan tinggi yang bermutu adalah kesesuaian antara penyelenggaraan perguruan tinggi dengan standar nasional pendidikan (SNP), maupun standar yang telah ditetapkan oleh perguruan tinggi sendiri berdasarkan visi dan kebutuhan dari pihak yang berkepentingan (stakeholder).

Sejak ditetapkanya rencana induk pengembangan (RIP) Sekolah Tinggi Informatika & Komputer Indonesia (STIKI) 2009-2025 pada awal tahun 2009, STIKI menyadari betapa pentingnya penetaan serta pengelola perguruan tinggi yang mengutamakan mutu untuk mewujudkan visi & misi STIKI maupun memenuhi standar nasional pendidikan (SNP ) serta kebutuhan dari seluruh stakeholder.

Mengingat pentingnya melaksanakan system penjaminan mutu internal (SPMI yang berkelanjutan dengan melihat ukuran organisasi berdasarkan jumlah dosen dan tenaga kependidikan , jumlah program studi yang ada saat ini , jumlah mahasiswa yang aktif serta anggaran dana yang ada , STIKI memilih kelembagaan system penjaminan mutu internal (SPMI) dilaksanakan secara embedded atau melekatkan pada struktur organisasi STIKI.

Meskipun pelaksanaan sitem penjaminan mutu internal dilaksanakan dengan melekatkan pada struktur organisasi yang ada , secara kontinyu atau 6 bulan atau setiap semester STIKI melaksanakan audit internal dengan yayasan , sebagai pertanggungjawban pengelolahab perguruan tinggi oleh pimpinan STIKI kepada yayasan perguruan tinggi teknik nusantara . Dengan melekatan kelembagaan system penjaminan mutu internal (SPMI) pada struktur organisasi STIKI, ada beberapa tujuan utama yang ingin dicapai yaitu :

  1. Setiap penjabat structural mulai pimpinan atau ketua STIKI hingga penjabat structural pada unit kerja mampu melaksanakan system penjaminan mutu internal secara fleksibel sesuai dengan tugas dan tanggungjawab setiap penjabat structural.
  2. Setiap penjabat structural memiliki tanggung jawab untuk membangun budaya mutu organisasi serta mampu mempertanggung jawabkanya sesuai dengan tungas dan tanggung jawabnya selaku penjabat structural
  3. Struktur organisasi STIKI tetap ramping , serta mudah didalam melaksanakan system penjaminan mutu internal karena sesuai dengan tugas dan tanggung jawab dari masig- masing penjabat structural.

II. SISTEM PENJAMINAN MUTU INTENAL (SPMI)

II.1. SISTEM MANAJEMEN MUTU

Sistem manajemen mutu, jika diuraikan terdiri dari system, manajemen dan mutu. System artinya suatu himpunan sub system yang terintegrasi , berupa struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab, prosedur, proses dan sumber daya baik berupa orang maupun sarana dan prasarana yang membentuk sebuah system . Manajemen artinya orang yang memiliki suatu jabatan structural , serta tugas dan tanggung jawab untuk mengelola organisasi . Mutu lebih mengacu pada “memenuhi persyaratan atau kebutuhan dari pengguna “. Inilah pengertian mutu yang harus dipahami oleh setiap orang. Artinya , bahasa mutu hanya satu yaitu memenuhi persyaratan atau kebutuhan pengguna yang telah ditentukan. System manajemen mutu atau quality management system merupakan system manajemen yang menggunakan dasar pendekatan kepuasan pengguna (user). System ini bertujuan untuk menjamin kesesuaian proses dengan produk yang dihasilkan , sesuai dengan persyaratan atau kebutuhan pengguna dan organisasi.

II.2. BUDAYA MUTU

Dalam mengelola STIKI , pimpinan atau ketua STIKI perlu mengarahkan , mengendalikan serta mengukur secara sistematis dan transparan setiap kegiatan yang telah dillaksanakan . keberhasilan suatu kegiatan dapat tercapai jika penerapan dan pemeliharaan system manajemen yang dirancang dapat memperbaiki kinerja STIKI serta memenuhi kepuasan kebutuhan semua pihak pemangku kepentingan.

Pengelolaan manajemen mutu STIKI, didasarkan pada delapan dasar manajemen mutu (ISO 9004:2000) yang dapat dipakai oleh ketua STIKI untuk memimpin STIKI menuju kea rah perbaikan kinerja . 8 dasar manajemen mutu adalah sebagai berikut :

  1. Customer Focus Customer focus atau orentasi pada kepuasan pengguna adalah keberlangsungan hidup STIKI bergantung pada pengguna jasa atau mahasiswa. Oleh sebab itu, STIKI harus mampu memahami kebutuhan mahasiswa baik sekarang maupun mendatang . bukan hanya memenuhi kebutuhan minimal saja tetapi berusaha melampaui harapan mahasiswa
  2. Leadership Leadership atau kepemimpinan adalah ketua STIKI berkewajiban menyusun perencanaan strategi untuk mencapai visi, misi , kebijakan dan sasaran yang telah ditetapkan melalui program-program yang telah disusun. Ketua STIKI memiliki tanggung jawab untuk menciptakan dan memelihara lingkungan internal , yang memungkinkan semua civitas akademika dapat berpartisipasi aktif dalam pencapaian tujuan organisasi.
  3. Involvement of people Involvement of people atau melibatkan seluruh civitas akademika adalah civitas akademika merupakan inti penggerak STIKI . semua civitas akademika baik karyawan , dosen serta mahasiswa , dengan segala kemampuanya , terlibat aktif memberikan manfaat bagi STIKI . membangun pola piker bahwa apa yang dapat saya berikan untuk STIKI , bukan saya dapat apa dari STIKI serta hidupilah STIKI, bukan mencari hidup di STIKI , perlu dibangun serta menjadi budaya bagi seluruh civitas akademika STIKI.
  4. Process approach Proses approach atau menekankan proses bukan hasil adalah suatu hal penting dan utama suatu proses untuk menghasilkan sesuatu yang berkualitas . hasil yang berkualitas tidak dapat dihasilkan tanpa proses yang berkualitas efisiensiakan terjadi secara sendirinya jika proses yang dilakukan berkualitas . oleh karena itu optimalisasi sumberdaya yang dimiliki serta hasil kegiatan yang ingin dicapai perlu dikelola dalam suatu bentuk serangkaian proses yang berkualitas .
  5. Sistem apporoach to management System apporoach to management atau pengelolaan manajemen , menggunakan pendekatan system adalah pengelolaan manajemen STIKI menggunakan pendekatan system , dimana kegiatan yang diselenggarakan merupakan serangkaian proses kegiatan yang melibatkan karyawan dari berbagai unit kerja , maupun mahasiswa , tanpa dibatasi oleh fungsi kegiatan. Hal ini dapat terjadi jika pengelolah kegiatan terintegrasi dalam sebuah system. Tuntutan untuk mengetahui , memahami dan mengelolah proses yang terkait sebagai suatu system menjadi hal utama bagi semua orang , sehingga STIKI mampu mencapai tujuanya secara efektif dan efisiensi
  6. Continual improvement Continual improvement atau peningkatan perbaikan yang berkelanjutan adalah efektif dan efisien dalam melaksanakan proses kegiatan perlu dilakukan dengan terencana serta terprogram. Metode dan cara kerja dari setiap civitas akademika STIKI dituntut untuk dapat menemukan metode dan cara yang efektif dan efisien , perlu dilakukan perbaikan –perbaikan secara terus menerus . peningkatan perbaikan berkelanjutan terjadi jika secara periodic ada evaluasi terhadap metode dan cara kerja tersebut. Dengan demikian , perbaikan berkelanjutan STIKI menjadi tujuan utama untuk mencapai visi dan misi STIKI.
  7. Factual approach to decision Factual approach to decision atau pendekatan fakta pada pengambilan keputusan dalah memutuskan suatu kebijakan , didasarkan pada fakta , analisa data dan informasi bukan interprestasi pribadi , sehingga keputusan kebijakan tepat sasaran dan efektif.
  8. Mutual beneficial supplier relationship Mutual beneficial supplier relationship atau hubungan kemitraan yang saling mengguntungkan adalah setiap unit- unit kerja dalam struktur organisasi STIKI merupakan mitra kerja , sehingga hungan antar unit kerja adalah kemitraan. Hasil kerja (keluaran) suatu unit kerja menjadi dasar pekerjaan (masukan) suatu unit kerja lain. Jika keluaran yang dihasilkan suatu unit kerja sebelumnya cacat maka unit kerja penerimanya harus memproses kembali supaya dapat dikerjakan untuk menghasilkan keluaran yang baik. Hal ini merupakan pemborosan baik waktu maupun biaya. Budaya kerja efektif dan efisien pada setiap unit kerja menjadi landasan hubungan kemitraan yang saling menguntungkan. Hubungan kemitraan ini juga berlaku bukan hanya pada unit kerja didalam struktur organisasi STIKI, tetapi juga pihak eksternal diluar STIKI.

II.3. PERANAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

Sistem manajemen mutu dipergunakan untuk memperbaiki kinerja organisasi supaya efisien dan efektif dalam mengelolannya. Selain itu , adanya perubahan kebutuhan dan harapan pengguna, tekanan pesaing serta kemajuan teknik , dan organisasi didorong untuk selalu memperbaiki produk dan prosesnya.

Sistem manajemen mutu STIKI dilaksanakan sebagai upaya menghasilkan sarjana dan tenaga ahli yang berkualitas dibanding ICT yang diakui dunia internasional , yang memiliki prinsip dan nilai ELANG , menjunjung tinggi budaya Indonesia dan Bhineka Tunggal Ika , serta memiliki kompetensi utama menguasai ICT , memiliki jiwa leadership dan entrepreneurship.

Prinsip , nilai dan budaya serta kompetensi lulusan STIKI tersebut melandasi visi dan misi STIKI hingga tahun 2025. Visi STIKI yaitu “Menjadi satu dari sepuluh perguruan ICT berkualitas di Indonesia dan diakui dunia internasional “ sedangkan Misi STIKI yaitu :

  1. Menyelenggarakan pendidikan , pengabdian serta penelitian yang berkualitas serta mampu bekerjasama dengan lembaga terkemuka lain , untuk menjawab tantangan serta pengembangan local dan global , melalui pendekatan ICT .
  2. Menghasilkan lulusan professional, yang menunjang tinggi prinsip & nilai ELANG budaya Indonesia serta memiliki jiwa leadership dan entrepreneurship.

Maksud dan tujuan pencapaian Visi dan misi STIKI jangka panjang , yang akan dicapai pada tahun 2025 . sedangkan maksud dan tujuan visi dan misi STIKI jangka menengah tertuang didalam Rencana Strategis STIKI 2009-2013 , sekaligus menjadi kebijakan mutu STIKI, melalui indicator-indikator ketercapaian program didalam setiap strategi kegiatanya.

Berdasarkan pada Visi , Misi serta kebijakan mutu STIKI maka system manajemen mutu STIKI adalah system manajemen mutu yang terdiri dari struktur organisasi, tugas dan tanggungjawab , prosedur ,proses serta sumber daya yang dipergunakan untuk mencapai standar yang telah disyaratkan atau ditentukan oleh STIKI, untuk memenuhi kepuasan pengguna serta pemangku kepentingan lain.

Dengan adanya system manajemen mutu STIKI , diharapkan seluruh penjabat structural mampu menganalisa persyaratan pengguna (mahasiswa dan pihak eksternal ) , menetapkan proses bagi perencanaan layanan supaya dapat diterima oleh pengguna , serta menjaga terkendalinya proses-proses yang ada.

Sistem manajemen mutu STIKI menjadi kerangka kerja bagi setiap penjabat structural untuk melakukan perbaikan yang berkelanjutan serta meningkatkan kepuasan pengguna layanan dan kepuasan pemangku kepentingan lain.

II.4.KEBIJAKAN MUTU & SASARAN MUTU

Kebijakan dan sasaran mutu ditetapkan sebagai kerangka dasar mutu bagi STIKI didalam pengelola serta penyelenggaraan pendidikan tinggi , dalam mencapai tujuan jangka menengah. Kebijakan mutu dipergunakan oleh ketua STKI untuk menetapkan serta meninjau sasaran mutu yang telah ditetapkan . sasaran mutu harus selaras dengan visi, misi , kebijakan mutu serta adanya perbaikan yang berkelanjutan , sehingga ketercapainya dapat diukur.

Pencapaian sasaran mutu berdampak positif pada mutu layanan , keefektifan operasional serta efisien dan efektif serta hasil yang optimal sesuai persyaratan yang ditentukan oleh pengguna serta pemangku kepentingan lain.

II.4.1. KEBIJAKAN MUTU STIKI

“Sekolah Tinggi Informatika & Komputer Indonesia (STIKI) merupakan salah satu perguruan tinggi ICT di Indonesia dan diakui dunia Internasional , yang mengahsilakan lulusan ICT berkualitas , memiliki prinsip dan nilai ELANG , leadership dan entrepreneurship serta menjujung tinggi budaya Indonesia dan Bhineka tunggal Ika“

II.4.2. SASARAN MUTU STIKI

  1. Mahasiswa baru wajib mengikuti kegiatan remidiasi , orientasi kampus , serta pembinaan keagaamaan
  2. Mengkuti kegaiatan kemahasiswaan baik sebagai anggota atau penggurus
  3. Lulusan minimal ipk >=2,75
  4. Lulusan minimal memiliki 1 sertifikasi ICT yang diakui internasional
  5. Nilai TOEFL , minimal lulusan >=400
  6. Nilai mata kuliah kewirahusahaan minimal C
  7. Nilai mata kuliah pemrograman dan praktikum minimal C
  8. Lulusan telah mengikuti minimal 4 sertifikasi workshop ICT
  9. Lulusan telah mengikuti minimal 2 sertifikasi seminar peningkatan softskill

II.4.3. KOMITMEN MUTU STIKI

Komitmen mutu STIKI secara umum adalah “ kami siap menjadi salah satu perguruan tinggi ICT di Indonesia dan diakui dunia internasional , yang menghasilkan lulusan ICT berkualitas , memiliki prinsip dan nilai ELANG, leadership dan entrepreneurship serta menjujung tinggi budaya Indonesia dan bhineka tunggal ika “

Komitmen mutu STIKI dapat dirincikan atau dioperasionalkan dalam bentuk aktivitas-aktivitas sebagai berikut :

  1. Menerima calon mahasiswa melalui jalur prestasi akademik maupun non akademik serta jalur regular yang memiliki potensi dan motivasi tinggi
  2. Mendorong terciptanya suasana akademik yang kreatif dan inovatif dibidang ICT
  3. Menyediakan sarana dan prasarana pendidikan tinggi yaiitu perpustakaan, laboratorium , akses internet yang sesuai untuk kegiatan belajar mengajar
  4. Menyediakan pelayanan prima untuk memenuhi kebutuhan civitas akademika
  5. Menjaga kompetensi pendidikan dan giat mengadakan kerjasama eksternal
  6. Memilih dosen serta tenaga kependidikan yang memiliki kompetensi dibidangnya
  7. Menyediakan kurikulum ICT yang mampu memenuhi kebutuhan pengguna hingga 5 tahun kedepan
  8. Melaksanakan kegaiatan penelitian serta pengabdian pada masyarakat yang berkualitas dibidang ICT
  9. Mengutamakan kualitas untuk memenuhi kebutuha pengguna , sesuai dengan visi dan misi , kebijakan mutu dan sasaran mutu STIKI

II.5. IMPLEMENTASI PDCA DIDALAM SISTEM MANAJEMEN MUTU

PDCA (Plan-Do-Check-Art) merupakan suatu siklus dari proses atau kegiatan yang mengutamakan kualitas dengan memperbaiki 4 langkah PDCA yang dilakukan dan keseluruhannya merupakan lingkaran , yaitu :

  • Plan : Menyusun rencana yang akan dilakukan , atau menentukan masalah yang akan diatasi atau kelemahan yang akan diperbaiki dan mencari solusi untuk mengatasi masalah tersebut
  • Do : Melaksanakan rencana yang telah disusun sebelumnya dan memantau proses pelaksaanya
  • Check : Meneliti apa yang telah dilaksanakan dan menemukan kelemahan – kelemahan yang perlu diperbaiki , disamping hal-hal yang sudah benar dilakukan. Berdasarkan kelemahan – kelemahan tersebut disusun rencana perbaikan untuk dilakukan selanjutnya
  • Act : Melaksanakan keseluruhan rencana peningkatan perbaikan , termasuk perbaikan kelemahan – kelemahan yang telah ditentukan

Ada tiga kemungkinan dari asil siklus PDCA yaitu :

  • Hasilnya bermutu sesuai yang direncanakan , sehingga procedur dapat dipergunakan dimasa mendatang
  • Hasilnya tak bermutu , tidak sesuai dengan yang direncanakan sehingga prosedur tidak sesuai dan harus diganti atau diperbaiki di masa mendatang

III. IMPLEMENTASI SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI)

Sistem penjaminan mutu internal di STIKI, merupakan kegiatan yang baru dilaksanakan sejak disahkanya Rencana Pengembangan Induk (RIP) 2009-2025 dan Rencana Strategis (RENSTRA) 2009-2013. Sebagai kegaiatan baru , untuk menjaga mutu kegiatan STIKI yang berkelanjutan , implementasi system penjaminan mutu internl dilaksanakan secara bertahap.

Implementasi system penjaminan mtu internal dilaksanakan secara bertahap dengan pertimbangan :

  1. Pelaksanaan system penjaminan mutu internal bersamaan dengan perunbahan struktur organisasi beserta tugas dan tanggung jawab serta adanya mutasi pegawai pada beberapa unit kerja
  2. Karena perubahan system organisasi berjalan pada smester genap tahun akademik 2008/2009, maka pada semester tersebut masing- masing kepada unit kerja menyusun kegiatan yang akan dilaksanakan selama 1 semester. Kegiatan yang akan dilaksanakan disusun ke dalam rencana kegiatan operasional (RKO), yang akan diajukan oleh masing-msing pimpian unit kerja , kemudian disahkan oleh ketua STIKI.
  3. Pada semester genap tahun akademik 2008/2009, mengacu kepada RIP STIKI 2009-2025 serta RENSTRA STIKI 2009-2013, masing-masing pimpinan unit kerja menyusun rencana kegiatan operasional (RKO) untuk 1 tahun akademik 2009/2010
  4. Selain format rencana kegiatan yang telah dilengkapi indicator ketercapaian, masing-masing unit kerja juga wajib menyiapkan standar operasional prosedur , pedoman pelaksanaan kegiatan serta memperbaiki pertauran – peraturan yang sudah tidak sesuai

Tahapan pelaksanakan kegiatan system penjaminan mutu adalah sebagai berikut :

  1. Setiap pimpinan unit kerja wajib menyusun rencana kegiatan operasional (RKO) per smester yang telah memuat daftar kegiatan yang akan dilaksanakan, waktu pelaksanaan , anggran dunia , pelaksana kegiatan serta indicator ketercapaian program.
  2. Rencana kegiatan operasional yang telah disusun oleh masing – masing pimpianan init kerja , akan dibahas didalam rapat pimpinan untuk mengkaji apakah rencana kegiatan operasional yang diusulkan telah sesuai dengan rencana operasional (RENOP) STIKI2009-2013. Rencana kegiatan operasional (RKO) yang telah disetujui akan diserahkan kembali kepada masing-masing pimpinan unit kerja untuk dilaksanakan
  3. Setiap bulan diadakan kegaitan monitoring & evaluasi (MOVE) pada minngu ke -3, dimana setiap pimpinan unit kerja wajib melaporkan perkembangan pelaksanaan kegiatan pada masing-masing unit kerja . kegiatan MOVE ini dihadiri oleh ketua STIKI serta pembantu ketua I,II,III.
  4. Dokumen MOVE wajib diisi oleh setiap pimpinan unit kerja , dan diserahkan maksimal 1 minggu sebelum pelaksanaan MOVE. Dokumen MOVE yang telah diisi oleh pimpinan unit ini merupakan acuan dasar kegiatan MOVE yang berisi penyampaian perkembangan kegiatan, hambatan yang dihadapi serta kebutuhan dari masing- masing unit kerja untuk mencapai target kegiatan yang telah disetujui
  5. Setiap akhir semester , dilaksanakan rapat review kinerja unit kerja yang telah dilaksanakan oleh setiap unit kerja. Rapat ini dihadiri oleh ketua, pembantu ketua serta seluruh pimpinan unit kerja. Pembahasan yang dilakukan adalah review RKO, pencapaian target masing-masing unit kerja serta pemberian rapor kinerja masing-masing unit kerja. Rapor kinerja pimpian unit kerja ini akan menjadi salah satu komponen penilaian kinerja pimpinan unit kerja , untuk menentukan pimpinan unit kerja terbaik
  6. Setelah hasil rapat review kinerja unit kerja , ketua STKI mengundang seluruh pimpinan unit kerja , karyawan dan dosen untuk hadir pada rapat laporan kinerja semester. Pada rapat ini disampaikan capaian kegiatan masing-masing unit kerja, rapor masing-masing unit kerja , total pendapatan STIKI per semester. Selain itu juga diberikan kesempatan pada masing-masing pimpinan unit kerja yang memiliki prestasi baik pada 1 semester yang telah berjalan untuk memberikan sharing strategi eberhasilan pencapaian target. Peserta rapat juga diberi kesempatan untuk menyampaikan pertanyaan, usulan, tanggapan terhadap seluruh kinerja STIKI.
  7. Pada rapat kinerja unit kerja per semester , juga diedarkan kuisener sebagai sebagai bagian dari indicator kepuasan karyawan dan dosen terhadap kinerja lembaga serta reward yang diberikan oleh lembaga .
  8. Setiap akhir semester , masing-masing yang berisi pertanggung jawaban kegaiatan , penggunaan dana serta analisa kegiatan apakah berhasil atau tidak. Laporan ini dibuat dalam 2 bentuk yaitu dokumen laporan kegiatan dalam hardcopy serta dokumen laporan kegiatan dalam softcopy.
  9. Dokumen laporan kegiatan masing-masing unit kerja dalam softcopy diletakan pada FTP STIKI supaya mudah diakses oleh semua unit kerja sebagai bahan pembelajaran serta pimpinan maupun staf pada masing-masing unit kerja
  10. Berdasarkan rekap laporan kinerja masing-masing unit kerja , ketua STIKI menyusun laporan kegiatan semester serta laporan keuangan semester kepada yayasan perguruan tinggi nusantara yang dilakukan audit eksternal oleh pihak eksternal yang telah ditunjuk oleh yayasan
  11. Hasil audit ini akan disampaikan pada rapat audit yayasan yang dihadiri oleh ketua yayasan , ketua STIKI dan pembantu ketua STIKI serta wakil tim audit yayasan. Hasil audit akan menentukan pemberian bonus yayasan kepada STIKI , untuk dibagikan kepada seluruh karyawan dan dosen sebagai imbalan kinerja karyawan & dosen.

IV. PENUTUP

  1. Sistem penjaminan mutu internal STIKI baru dilaksanakan pada tahun 2009 dan dilaksanakan secara bertahap serta pelaksanaanya diletakan pada struktur organisasi yang ada
  2. Dokumen maupun perangkat system penjamin mutu internal (SPMI) dikembangkan bersama oleh penjabat structural yang ada.
  3. Penyusunan prosedur kinerja , perbaikan peraturan , formulir juga dilaksanakan mulai tahun 2009, sehingga penyusunanya dilaksankan secara bertahap.
  4. Setiap pimpinan unit kerja wajib menyusun rencana kegiatan operasional (RKO) per semester yang telah memuat daftar kegiatan yang dilaksanakan , waktu pelaksanaan , anggaran dana , pelaksana kegiatan serta indicator ketercapaian program
  5. Kegiatan MOVE ini dilaksanakan untuk memantau serta mengarahkan dan membantu masing-masing pimpinan unit kerja jika terdapat hambatan maupun kebutuhan didalam pelaksanaan kegiatan.
  6. Setiap bulan pada minggu ke -3 , dilaksanakanya monitoring dan evaluasi (MOVE) pelaksanaan kegiatan dari masing-masing unit kerja. Pada kegiatan MOVE ini , setiap pimpinan unit kerja melaporkan kegiatan yang telah dilaksanakan secara lisan maupun tertulis didalam form MOVE kepada ketua & pembantu ketua I-III
  7. Setiap bulan akan di review ketercapaian target kegiatan oleh masing-masing unit kerja. Hasil review ini akan disampaikan juga kepada seluruh keryawan dan dosen sebagai bagian dari ketercapaian kinerja lembaga