Audit Mutu Internal

  1. Home
  2. Audit Mutu Internal


I. PENJELASAN UMUM

1.1 Definisi

  1. Audit Mutu Internal adalah suatu kegiatan penjaminan dan konsultasi yang bersifat independen dan objektif. Kegiatan ini dirancang untuk :
    • Memberikan nilai tambah dan memperbaiki kinerja (kegiatan operasional) STIKI
    • Mengetahui bahwa upaya untuk mempertahankan, meningkatkan mutu dan standar akademik, telah tepat dan efektif
    • Mengidentifikasikan lingkup perbaikan dan pengembangan profesional secara berkelelanjutan berdasarkan evaluasi diri
  2. Sistem mutu adalah sistem yang mencangkup struktur organisasi , tanggung jawab , prosedur , proses dan sumber daya untuk melaksanakan manajemen mutu
  3. Auditor adalah orang yang mempunyai kualifikasi untuk melakukan audit mutu
  4. Teraudit (auditee) adalah organisasi yang diaudit
  5. Observasi (OB) adalah pernyataan tentang temuan selama audit , didasarkan atas bukti objektif yang menunjukan ketidaklengkapan atau ketidakcukupan yang memerlukan penyempurnaan dalam waktu singkat
  6. Bukti objektif adalah informasi yang bersifat kualitatif ataupun kuantitatif , catatan apapun pernyataan apapun tentang fakta mengenai mutu pelayanan , ekstitensi dam implementasi elemen-elemen sistem mutu yang didasarkan pada pengamatan , pengukuran , dan dapat diverifikasi
  7. Ketidakssesuaian (KTS) adalah tidak terpenuhinya persyaratan karakteristik mutu atau unsur sistem mutu yang telah ditetapkan.


1.2 Tujuan Audit

Audit dirancang untuk tujuan sebagai berikut :

  1. Memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuian unsur- unsur system mutu dengan standar yang telah ditentukan
  2. Memeriksa keefektifan pencapaian tujuan mutu yang telah ditentukan
  3. Memberi kesempatan teraudit memperbaiki sitem mutu
  4. Memenuhi syarat – syarat peraturan / perundangan
  5. Memfasilitasi evaluasi kinerja , system control , dan prosedur penjaminan mutu
  6. Meyakinkan bahwa institusi akuntabel terhadap mutu dan standar yang tealah ditentukan
  7. Memudahkan institusi untuk emberikan tanggapan lebih baik terhadap persyaratan yang diminta audit mutu eksternal serta untuk menilai mutu
  8. Menjadi sarana yang tepat untuk peningkatan dan pengembangan mutu


1.3 Karakteristik, Tanggungjawab, Independensi, dan Kriteria Auditor Mutu Akademik Internal

  1. Karakteristik Auditor adalah :
    • Tidak dibenarkan mengaudit pekerjaan yang pernah atau sedang menjadi tanggungjawabnya
    • Memiliki pengetahuan atas topic-topik yang ditugaskan dan bila diperlukan dapat melibatkan pakar atau pengamat yang dapat diterima oleh teraudit dan ketua tim audit
  2. Tanggung jawab Ketua Tim Audit
    • Memilih anggota tim audit
    • Membuka dan menutup rapat
    • Menyiapkan jadwal dan program audit
    • Memimpin audit
    • Membuat keputusan akhir dan temuan audit
    • Menyerahkan laporan audit
    • Memantau tindaklanjut permintaan Tindakan Koreksi (PTK)
  3. Tanggungjawab Auditor
    • Mengaudit secara objektif sesuai dengan lingkup audit
    • Mengumpulakan dan menganalisis bukti
    • Menjawab pertanyaan teraudit
    • Melaksanakan tugas sesuai kode etik
  4. Independensi Auditor
    • Auditor bebas dari hal-hal yang dapat mempengaruhi objektivitas. Semua orang dan organisasi yang terlibat dalam pengauditan harus menghormati dan mendukung independensi dan integritas auditor
  5. Kriteria kualifikasi Auditor Mutu Internal
  6. Atribut personal
    Atribut berpikiran terbuka, memiliki kemampuan untuk mangambil keputusan , memiliki ketrampilan analitis dan keteguhan hati , memiliki kemampuan untuk memahami pelaksanaan audit yang kompleks , dan memiliki kemampuan untuk memahami peran unit organisasi dan memiliki kemampuan berkomunikasiKemampuan manajemen
    Auditor harus menunjukan pengetahuan dan ketrampilan mnajemen yang diperlukan dalam melaksanakan auditMeningkatkan kompetensi
    Auditor meningkatkan kompetensinya dengan :Memutahirkan pengetahuanya tentang syarat-syarat, standar sitem muttu, metode dan prosedur audit
    Berpartisipasi dalam kursus penyegaran bila diperlukanKriteria Ketua tim audit
    Ketua tim audit dipilih oleh K.a PJM para auditor yang memenuhi kuaifikasi dengan mempertimbangkan kriteria sebagai berikut :

    • Calon sudah bekerja sebagai auditor
    • Calon menunjukan kemampuan berkomunikasi secara efektif , baik secara lisan maupun tertulis


1.4 Pengauditan

  1. Uraian tugas dalam pengauditan
    Ketua Tim Audit Mutu Internal (AMI) :

    1. Menentukan keperluan tiap penugasan audit termasuk kualifikasi auditor yang diperlukan
    2. Merencanakan audit , menyiapkan piranti kerja untuk anggota tim , dan mengarahkan tim audit
    3. Mengkaji ulang dokumen aktivitas mutu yang berlaku untuk menentukan kecukupanya (audit system / desk evaluation)
    4. Membuat jadwal audit kepatuhan yang disepakati oleh auditee
    5. Memberitahukan dengan segera ketidaksesuaian yang kritis kepada auditee
    6. Melaporkan setiap hambatan besar yang dihadapi dalam melaksanakan audit kepada K.a PJM
    7. Melaporkan segera hasil-hasil audit dan kesimpulanya secara jelas kepada K.a PJM

    Auditor bertugas :

    1. Mengumpulkan dan menganalisis bukti yang relevan agar dapat menyimpulkan pelaksanaan system mutu yang diaudit
    2. Mempelajari indikasi yang dapat mempengaruhi hasil audit yang mungkin memerlukan pengauditan lebih lanjut
    3. Pada saat kegiatan konsultasi dapat menjawab pertanyaan tentang :
    4. Prosedur , dokumen , atau informasi yang mengambarkan atau mendukung unsur – unsur sitem mutu yang diperlukan , diketahui , tersedia , dipahami , dan digunakan oleh teraudit
    5. Semua dokumen dan informasi lain yang digunakan untuk menggambarkan sitem mutu yang memadai untuk mencapai tujuan mutu

    Audite bertugas :

    1. Menginformasikan kepada penanggung jawab unit organisasi / kegiatan yang akan di audit tentang tujuan dengan lingkup audit
    2. Menunjuk staf yang bertugas mendampingi tim audit
    3. Menyediakan sumberdaya yang diperlukan oleh tim Audit untuk menjamin keefektifan dan keefesienan proses audit
    4. Membuka akses ke fasilitas dan bukti material yang diminta auditor
    5. Melakukan kerjasama dengan auditor agar bertujuan audit tercapai
    6. Menentukan dan berinisiatif melaksanakan tindakan koreksi berdasarkan laporan audit
  2. Persiapan auditPerencanaan Audit
    Rencana audit disusun oleh ketua tim audit , dikomunikasikan kepada auditor dan teraudit (auditee) . Rencana audit dirancang secara fleksibel agar dapat diubah berdasarkan informasi yang dikumpulkan selama audit dan memungkinkan penggunanaan sumberdaya yang efektif.Rencana Audit Meliputi :

    • Tujuan dan lingkup audit
    • Identifikasi individu yang bertanggungjawab langsung terhadap tujuan dan lingkup audit
    • Identifikasi dokumen acuan yang berlaku , antara lain standar system mutu dan manual mutu teraudit
    • Identifikasi anggota tim audit
    • Tanggal dan tempat audit dilakukan , identifikasi unit organisasi teraudit (auditee)
    • Waktu dan lama audit untuk tiap aktivitas audit
    • Jadwal pertemuan yang diadakan dengan pimpinan teraudit (auditee)
    • Jadwal penyerahan laporan audit
    • Jika teraudit keberatan terhadap rencana audit segera memberitahukan kepada ketua tim audit , dan harus diselesaikan sebelum pelakasanaan audit.
    • Penugasan Tim Audit
    • Masing–masing anggota tim audit mengaudit unsur system mutu atau bagian fungsional yang telah ditentukan .

    Dokumen kerja
    Dokumen kerja yang diperlukan yang memfasilitasi tugas tim audit adalah :

    • Daftar pengecekan yang disiapkan oleh tim audit
    • Dokumen untuk melaporkan pengamatan audit dan mendokumentasi bukti pendukung
    • Dokumen kerja tidak membatasi aktivitas atau tugas audit tambahan yang mungkin diperlukan sebagai akibat informasi yang terkumpul selama audit. Dokumen kerja yang melibatkan informasi rahasia harus dijaga oleh organisasi audit.
  3. Pelaksanaan AuditPertemuan pembukaan
    Tujuan pertemuan pembukaan untuk :

    • Memperkenalkan anggota tim audit kepada pimpinan teraudit (auditee)
    • Menelaah lingkup dan tujuan audit
    • Menyampaikan ringkasan metode dan prosedur yang digunakan dalam melaksanakan audit
    • Menegaskan hubungan formal antara tim audit dan teraudit (auditee)
    • Menginformasikan jadwal pertemuan- perte,uan dan penutup audit
    • Mengklarifikasikan setiap rencana audit yang tidak jelas

    Pemeriksaan lapangan

    Pengumpulan bukti
    Bukti dikumpulkan melalui wawancara , pemeriksaan dokumen , pengamatan aktivias dan keadaan di lokasi . jika ada indikasi yang mengarah kepada ketidaksesuaian dicatat, walaupun tidak tercakup dalam daftar pengecekan dan diselidiki lebih lanjut . Hasil wawancara harus diuji dengan mencari informasi tentang hal yang sama dari sumber lain yang independen.
    Selama kegiatan audit , ketua tim audit dapat mengubah tugas kerja tim audit dan rencana audit dengan persetujuan teraudit (auditee) . Hal ini diperlukan untuk menjamin pencapaian tujuan audit yang optimal . Jika tujuan audit tidak tercapai ketu tim audit meberitahukan alasanya kepada teraudit (auditee)

    Hasil pengamatan audit
    Semua hasil pengamtan audit didokumentasikan . setelah semua aktivitas diaudit , tim audit menelaah semua hasil pengamatanya untuk menetukan adanya ketidaksesuaian yang akan dilaporkan . Hasil pengamatan ditelaah oleh ketua tim audit dengan pemimpin teraudit. Semua ketidaksesuaian dari hasil pengamatan harus disepakati oleh ketua tim audit dan pimpinan teraudit (auditee)

    Pertemuan penutupan
    Sebelum menyiapkan laporan audit , tim audit mengadakan pertemuan penutupan dengan teraudit (auditee) . Tujuan utama pertemuan ini adalah untuk menyampaikan hasil audit. Catatan-catatan dalam pertemuan penutupan didokumentasikan.

  4. Dokumen AuditPersiapan laporan audit
    Laporan audit disiapkan dengan pengarahan ketua tim audit yang bertanggungjawab atas keakuratan dan kelengkapanya .Isi laporan
    laporan audit berisi hasil pelaksanaan audit secara lengkap . Laporan audit harus diberi tanggal dan ditandatanggani oleh ketua tim audit audit dan pimpinan teraudit .
    Laporan audit berisi hal-hal berikut :

    • Tujuan dan lingkup audit
    • Rincian rencana audit , identitas anggota tim audit dan perwakilan teraudit (auditee) , tanggal audit , dan identitas unit organisasi teraudit (auditee)
    • Identitas dokumen standar yang dipakai dalam audit antara lain standar mutu , dan manual mutu teraudit (auditee)
    • Temuan ketidaksesuaian
    • Penilaian tim audit mengenai keluasan kesesuaian teraudit (auditee) dengan standar system mutu yang berlaku dan dokumen terkait
    • Kemampuan system mutu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan
    • Daftar distribusi laporan audit

    Distribusi laporan
    laporan audit dikirim oleh k.a PJM oleh ketua tim audit untuk diteruskan ke auditee . Laporan audit dijamin kerahasiannya oleh PJ dan auditee . jika laporan audit tidak dapat diterbitkan sesuai jadwal yang disepakati jadwal baru penerbitan dengan menyampaikan alasan penundaan kepada PJM.


1.5 Kelengkapan Pelaksanaan Audit

Audit dinyatakan selesai dan lengkap jika laporan audit telah diserahkan kepada PJM.


1.6 Tindak Lanjut Permintaan Tindakan Koreksi

Ketua STIKI memerintahkan teraudit (auditee) untuk melakukan tindakan koreksi. Tindakan koreksi harus diselesaikan dalam periode waktu yang disepakati oleh pimpinan terauditee setelah konsultasi dengan K.a PJM .

II. PROSEDUR IMPLEMENTASI AMI OLEH AUDITOR STIKI-MALANG

  1. Ketua STIKI menerbitkan tugas untuk tim AMI STIKI-MALANG atas usul K.a PJM
  2. Tim AMI STIKI-MALANG minimal 3 orang auditor tediri atas ketua, sekertaris , dan anggota
  3. Tim AMI STIKI- MALANG menyusun tujuan kewenangan dan tanggung jawab AMI. Ruang lingkup audit merujuk surat perintah Ketua STIKI atau permintaan klien .
  4. Tujuan , kewenangan dan tanggungjawab TIM AMI disahkan oleh Ketua STIKI
  5. Tim AMI STIKI-MALANG menyusun rencana dan jadwal AMI bersama teraudit (auditee)
  6. Teraudit (auditee) menyerahkan dokumen yang diperlukan kepada ketua TIM AMI STIKI-MALANG sesuai dengan waktu yang telah disepakati
  7. Pembagian tugas AMI STIKI-MALANG untuk audit system
  8. Melaksanakan audit dokumen mutu yang tersedia sesuai dengan standar yang disepakati dan menyyusun daftar pengecekan untuk persiapan audit kepatuhan
  9. Ketua TIM AMI STIKI-MALANG mengkomunikasikan jadwal visitasi kepada teraudit (auditee) untuk disetujui .
  10. Berdasarkan daftar pengecekan , bukti dikumpulkan melalui wawancara , pemeriksaan dokumen (SOP :Standar Operasional Prosedure , DP :Dokume pendukung , DL : Dokumen lainya ), pengamatan aktivitas dan keadaan di lokasi secara komprehensif . ketidaksesuaian yang sidnifikan dicatat , walaupun tidak tercakup dalam daftar pengecekan
  11. Semua hasil temuan audit dengan teraudit (auditee) untuk mendapatkan persetujuan . Ketidaksesuaian minor (OB : Observasi) harus segera diperbaiki dalam jangka waktu yang disepakati
  12. Laporan dibuat sesuai jadwal berdasarkan hasil temuan yang telah disetujui oleh terauditt (auditee)
  13. Laporan audit diserahkan kepada unit PJM STIKI-MALANG untuk diteruskan kepada ketua . Ketua STIKI mengirim laporan audit kepada auditee diseratai permintaan tindakan koreksi (PTK)
  14. Tim AMI STIKI-MALANG dibubarkan oleh ketua STIKI atas permintaan K.a PJM dengan SK pemberitahuan


III. IMPLEMENTASI AMI PADA PROSES KERJA DI UNIT KERJA

3.1 Tujuan Audit Proses Unit Kerja

  1. Meneliti kepatuhan /ketaatan penjaminan mutu internal pada unit kerja terhadap standar mutu, manual mutu dan manual prosedur (SOP) , implementasi penjaminan mutu internal STIKI-MALANG .
  2. Meneliti kesusaian arah dan pelakasaan penjaminan mutu internal unit kerja terhadap standar mutu , manual mutu, dan manual prosedur implementasi penjaminan mutu internal STIKI – MALANG .


3.2 Ruang Lingkup Audit

  1. Meneliti standar operasional procedure (SOP) Unit kerja yang sesuai dengan yang dimiliki
  2. Meneliti proses kerja yang bermutu sesuai SOP
  3. Meneliti penyempurnaan SOP secara berkelanjutan.


3.3 Daftar Pengecekan

  1. Standar operasional procedure (SOP) Unit kerja
  2. Pemantauan dan evaluasi proses kerja oleh unit kerja .
  3. Laporan rencana tindakan koreksi proses kerja dan pelaksanaanya
  4. Pelaksanaan peningkatan mutu proses kerja oleh unit kerja


IV. IMPLEMENTASI AMI PADA PROSES PEMBELAJARAN DI PROGRAM STUDI

4.1 Tujuan Audit Pembelajaran

  1. Untuk memastikan kepatuhan pelaksanaan proses pembelajaran di program studi terhadap manual procedur program studi
  2. Untuk memastikan kosistensi penjabaran kurikulum dengan kompetensi program studi
  3. untuk memastikan kosistensi pelaksanaan proses pembelajaran program studi terhadap kompetensi lulusan program studi
  4. Untuk memastikan kecukupan penyediaan sumberdaya pembelajaran.


4.2 Ruang Lingkup Audit

  1. Spesifikasi program studi dan kompetensi lulusan .
  2. Kurikulum program studi
  3. Pelaksanaan pembelajaran program studi
  4. Sumberdaya pembelajaran program studi
  5. Kemajuan belajar mahasiswa
  6. Upaya perbaikan mutu berdasarkan hasil evaluasi diri berkelanjutan


4.3 Daftar Pengecekan

  1. Tujuan pendidikan program studi
  2. Keterkaita tujuan pendidikan dengan rujukan eksternal (kurikulum nasional , standar pendidikan nasional / internasional )
  3. Kesesuaian tujuan pendidikan dengan misi program studi
  4. Kesesuaian tujuan pendidikan program studi dengan misi program studi
  5. Kesesuaian isi kurikulum dengan kompetensi lulusan yang disajikan dalam bentuk peta kurikulum
  6. Tujuan pendidikan telah dikomunikasikan kepada sivitas akademika , tenaga penunjang dan penguji eksternal .
  7. Mahasiswa memahami dan memenuhi kewajibanya
  8. Kesesuaian kurikulum dengan perkembangan terakir metode pembelajaran dan ilmu pengetahuan
  9. Strategi penilaian hasil belajar memiliki fungsi formatif dalam mengembangkan kemampuan mahasiswa
  10. Ketersediaan kriteria yang memudahkan penguji internal dan eksternal untuk membedakan berbagai kategori pencapaian kompetensi lulusan
  11. Penilaian hasil belajar mahasiswa menunjukan pencapaian kompetensi lulusan
  12. Ketersediaan bukti bukti yang menunjukan bahwa mahasiswa mencapai standar komptensi minimal program studi
  13. Tindakan kajiulang untuk mencapai standar kompetensi minimal program studi
  14. Efektivitas proses pembelajran dikaitkan dengan isi kurikulum dan kompetensi lulusan program studi
  15. Penerapan hasil – hasil penelitian dosen dalam pembelajaran
  16. Mutu media ajar mendukung proses pembelajaran
  17. Partisipasi aktif mahasiswa dalam proses pembelajaran
  18. Peningkatan mutu pembelajaran melalui program kajian pembeljaran oleh mitra bestari (peer-review) , integrasi tim pengajar yang efektif , program magang dan tutorial untuk staf yunior
  19. Efektifitas pembelajaran dinilai dari :
  20. Keluasan dan kedalaman materi , tempo dan tantangan yang diberikan dalam proses pembelajaran
  21. variasi metode pembelajaran
  22. substansi ilmu
  23. ketrampilan spesidik dan praktis
  24. sumber belajar dengan sumber mahasiswa
  25. strategi yang menunjang kegiatan akademik yang konsiten dengan profil mahasiwa dan yujuan program studi
  26. peraturan penerimaan mahasiswa baru
  27. Meminta bantuan dalam pembinaan akademik, umpan balik, dan pengawasan supervisi
  28. staf akademik program pelaksana pendidikan adalah orang yang kompeten
  29. proses pengembangan profesional untuk meningkatkan kepakara dan profesionalisme sebagai dosen
  30. dukungan teknis dan administrasi yang memadai untuk dosen
  31. strategi penyediaan sumber sumber belajar
  32. fasilitas proses pembelajaran memadai
  33. sumber belajar (buku, jurnal ilmiah, laboratorium, dan sebagainya) relevan dan memadai